优百信息

主数据指的是企业管理和业务活动需要共用、共享的这部分核心数据。主数据有时被称呼为“基础数据”或“公共数据”。这些数据，包括客户、供应商、物料、产品、员工等公共的基础信息数据。

主数据是ERP系统的基础数据，基础数据的质量直接影响ERP系统实施的效果。“三分技术，七分管理，十二分数据”，由此可见数据对ERP系统成功实施的重要性。数据如人体的血液，是系统运行的支撑和前提，基础数据则是ERP系统信息的根源。ERP系统不能顺利切换或用不起来，很大原因是数据原因，有的是因为在数据不准确、不完整的情况下上线；有的是业务没有理顺，出现一数多据的情况，不知道该相信哪个数据；有的是上线后操作人员没有及时准确规范标准的维护系统内的数据，导致数据失真。只有基础数据达到了及时性、准确性、完整性的要求，ERP系统才能更好的发挥效益。

随着集团公司的组织机构改革推进，构建“集中采购、阳光采购”新模式，已成为现代化企业管理的必然选择。集中采购需要从采购计划源头管理做起，规范物品分类、在集团范围内统一各类物料描述规范。统一的物料分类、物料描述标准，不仅有助于加强集中采购管控力度，还可以提高采购物资的准确度和时效性。供应商类、物料类主数据一经标准化确认，集团及各分子公司都将引用此标准化数据，实现采购信息的全面集成和广泛共享，不仅更好地集成各直属企业的物资需求信息，有力促进集团化采购的快速推进，而且整合了采购价格、供应商和库存信息，为进一步提升管理信息化水平提供强有力的支撑。

目前企业主数据管理中常见问题

1. 数据统计分析

随着企业精细化管理，企业先期ERP、SRM、LIMS、HR、MES等多种信息化系统满足业务的需要，然后建设报表系统，从各个业务系统抽取数据进行统计分析。在进行数据抽取时，会发现公用数据的信息不一致。

比如供应商“陕西优百信息技术有限公司”，SRM系统内维护“陕西优百信息技术有限公司”（SRM系统一般是供应商自行注册维护），ERP系统维护“陕西优百”或“优百信息”或“优百”等（ERP系统一般业务人员手工进行维护，大部分用简称）。一方面因SRM系统和ERP系统没有接口集成，将供应商的信息从SRM系统同步到ERP系统，另一方面两个系统由不同的人按照不同的标准进行维护。两个系统数据的不一致，导致两个数据分析时出现偏差。

2. 集中采购

伴随着企业组织结构集权化和经营专业化的趋势，财务管理、人力管理、采购管理、销售管理出现了相应的集中，从而最大程度地平衡与利用资源。

集团型企业下属单位有几十家甚至上百家，各下属单位上报需求物料计划时，受制于各类型业务对物料特性关注的深度和范围不同以及提报人员的技术水平、思维习惯对工作的责任心等导致上报的物料描述各异，比如下图是密封件的物料提报需求：

物料需求计划提报存在的问题点：

• 物料名称各异，错别字、全角半角等。O型密封圈，有6中不同的描述方式，分别为 “O形圈”、“O型圈”、“0形圈”、“0型密封圈”、“0型圈”、“o型圈”；

• 规格、型号理解不一致，有的放到规格里有的放到型号里；

• 连接符号各异：*、X（字母X）、×（乘号）、/

• 计量单位不同，只、件、个

产生的原因

• 目前ERP系统内的物料描述方式：物料名称+规格+型号，对规格、型号没有填报规、审核规范以及系统没有设置校验规则，不同单位的人按照不同的标准进行维护和审核。

• 物料多以型号规格为属性，没有物料细化的描述标准为支撑。

• 没有完善的数据维护相关的管理流程、管理制度、管理办法。

• 多种物料分类维度，类别之间有交叉且没有统一的填报标准指南。

• 物料数据由各相关人员直接维护，没有设置专业人员进行物料审核；

• 多种物料分类维度，类别之间有交叉且没有统一的填报标准指南。同一物品归入到不同类别，无法准确的按照类别进行统计分类和库存管理物料

企业目前在管理主数据主要存在的问题，标准方面：系统标准不统一或者没有标准：各系统孤立运行，标准各异；没有细化的标准，分类存在交叉，没有给出明晰的定义。如物料多以型号规格为属性，没有物料细化的描述标准为支撑；没有专业化的系统对数据进行标准化管理。

数据管理方面，没有数据标准管理组织，数据权责分散，不够清晰；没有专业的审核人员对集团内共用数据进行审核；没有明晰的数据管理制度和管理办法，靠人工传授。

数据共享方面，系统没有集成共享：数据分散重复录入，形成信息孤岛，共享困难；跨系统取数据，需要“对照转化、反复校验”等工作

如何解决这些问题

1. 梳理血缘关系。梳理企业内建设的信息化系统有哪些，这些信息化系统之间有哪些数据是共用的数据，可通过下图表格的方式梳理。

2. 梳理数据模型，梳理目前个系统内的编码标准（一物一码）、模型标准、流程（申请、修改、冻结/解冻、归档、审核）、相关的管理制度；

3. 梳理数据源头，确认各类主数据的归口管理部门。

通过以上三点梳理，企业可以自行梳理出目前的各类主数据的现状以及问题点，通过对问题点分析找出数据质量不高的真正原因，这样企业可以自行将客户、供应商、组织机构、员工等简单的主数据进行标准化、唯一化管理。由于物料类“数量多、分布广、专业强”，建议与专业化咨询公司合作的方式解决。